Automa - DocMan
Automa per gli archivi
Il sistema di messaggistica integrato in Automa-DocMan implementa un meccanismo di notifiche, che permette ad una amministratore (o ad un autore) di informare altri utenti, dell’eventuale variazione dello stato dei documenti di loro interesse.
Automa-DocMan è un sistema di gestione documentale di nuova generazione, studiato per soddisfare le esigenze di archiviazione sicura e di reperimento veloce della documentazione digitale, in contesti aziendali di qualsiasi dimensione. Automa-DocMan permette di:
- Classificare, catalogare e salvare documenti su di un server sicuro.
- Indicizzare i documenti.
- Ricercare i documenti attraverso un motore di ricerca interno.
- Consultare e scaricare i documenti.
- Monitorare lo stato di avanzamento del flusso della documentazione.
L'architettura multiutente dell'applicazione consente agli utenti autorizzati (lettori, autori e amministratori) di condividere i documenti e lavorare sugli stessi, indipendentemente dalla loro postazione di lavoro. Tale architettura consente inoltre un accesso selettivo ai contenuti pubblicati su Automa-DocMan, gestendo un numero arbitrario di profili utente, a cui è possibile associare diverse sezioni dell’archivio documentale.
L'interfaccia utente è accessibile con un normale browser Web, quale Internet Explorer e risulta quindi particolarmente familiare e di semplice utilizzo da parte di ogni tipo di operatore.
La tecnologia web-based consente l'utilizzo di Automa-DocMan in modo completamente indipendente dalla piattaforma, dal luogo e dall'ambito di lavoro, potendo funzionare indifferentemente in una piccola rete locale, in una intranet aziendale o, su larga scala, sul World Wide Web.
Infine Automa-DocMan è facilmente integrabile con le tradizionali applicazioni di office automation, evitando all'azienda onerosi interventi sul sistema informativo aziendale esistente.
L’acquisizione dei documenti può avvenire da qualsiasi fonte esterna in grado di utilizzare i tradizionali protocolli di rete (es. Fax Server, Scanner di rete). Una volta acquisito il documento è poi possibile associare ad esso uno o più file come allegati.
Ogni documento può inoltre essere tracciato (tracking) in modo da poter verificare chi vi ha effettuato delle operazioni. Inoltre il sistema è in grado di mantenere memorizzate tutte le precedenti versioni (versioning) del documento, rendendole eventualmente visibili solo agli utenti abilitati.
La gestione dinamica dei modelli consente di memorizzare i documenti secondo le caratteristiche (campi) ritenute più interessanti. Questo si rifletterà poi anche nella ricerca, che diverrà molto più precisa proprio perché basata su un numero maggiore di campi/filtro.
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